Как подготовиться к переходу на электронный документооборот
Многие владельцы бизнеса понимают, что электронный документооборот более удобен и эффективен, чем привычный бумажный. Он упростит многие процессы, временные затраты и позволит сэкономить деньги. Но когда для сотрудников привычна работа с бумажными вариантами документов, специалисты неохотно идут на изменения. Мы подготовили инструкцию, которая упростит эту задачу.
- Получение электронной подписи
Вашим первым шагом станет получение сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП). Пока у вас его нет, функция подписания документов вам недоступна. При этом читать документы и пересылать их другим организациям вы можете. ФНС признаёт юридическую силу только у документов, заверенных КЭП, потому что она аналогична по значению стандартной подписи.
Куда обратиться за получением электронной подписи? Найти аккредитованную организацию в вашем регионе вы сможете на сайте Министерства цифрового развития.
- Подключение к оператору ЭДО
Поскольку выбор сделать непросто, потратьте время на то, чтобы опросить ваших партнёров: какого оператора они выбрали и насколько довольны его работой. Почитайте отзывы об операторах в интернете. Кроме того, посчитайте с кем и в каком объёме вы планируете обмен ЭДО, потому что от этого будет зависеть выбор тарифа.
Важный нюанс: платить за входящие документы вам не нужно, оплачиваются только отправленные.
Выясните, у какого оператора служба поддержки работает круглосуточно, потому что столкнуться с серьёзными неприятностями вы можете и в нерабочее время. Не забудьте убедиться, что оператора электронного документооборота есть возможность обмениваться с другими операторами с помощью роуминга.
Можно прийти к выводу, что подключение к оператору ставит перед вами слишком много задач и хочется обойтись без него. Но это запрещено законом, так как обмен электронными документами может проходить только при участии оператора.
- Выбор способа работы с ЭДО
Работать с электронным документооборотом можно двумя способами:
Через браузер;
Через модуль для 1С.
В первом случае вам будет нужен только стабильный интернет и электронная подпись. Если вы выберете второй вариант, то потребуется оплатить модуль. Зато можно будет подписывать и пересылать документы прямо внутри 1С (с партнёрами, у которых он тоже есть).
В каких-то ситуациях вам может потребоваться интеграция с учетной системой, так как их достаточно много. Поэтому заранее проверьте, обладает ли оператор такими возможностями.
- Уведомите контрагентов об изменениях
После того, как вы выполнили все предыдущие шаги, осталось предупредить ваших партнёров о том, что теперь с вами можно обмениваться документами в электронном формате.
Чтобы начать взаимодействие с контрагентами, отправьте им приглашение в ЭДО-системе. Без этого начать работу с партнёрами не представляется возможным.
Уведомить стоит даже тех, кто пока не перешёл на ЭДО, возможно, ваш пример подтолкнёт их принятию аналогичного решения и взаимодействие в электронном формате станет намного проще.
Вам требуется онлайн-касса или вы хотите больше узнать о маркировке товаров? Специалисты компании «КупиКассу» бесплатно проконсультируют вас.